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Text File  |  1991-08-26  |  4.4 KB  |  133 lines
  1.  
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  6.  
  7.  
  8.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  663
  9.   VERSION  :  3.X
  10.        OS  :  PC DOS
  11.      DATE  :  August 26, 1991                          PAGE  :  1/2
  12.  
  13.     TITLE  :  Mailmerge with Paradox and Wordperfect 5.1
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.   There are two ways to create easy, flawless labels*; one with,
  19.   and one without performing a query.  For both techniques you will
  20.   need to run your Paradox Custom Configuration and
  21.   WordPerfect Setup programs.
  22.  
  23.   Within Paradox
  24.  
  25.   Make sure your Working Directory is where the paradox system
  26.   files are located.  From the menu pick {Scripts} {Play} {Custom}.
  27.   Once inside the Custom Configuration Program, select from the
  28.   menu {Ascii} {FieldsDelimited} {AllFields} {Return} {Do-It!}. By
  29.   default Paradox will only put delimiters around alphanumeric
  30.   fields, here you are setting Paradox to put delimiters around all
  31.   fields.
  32.  
  33.           Technique #1:  From the main menu pick {Tools}
  34.           {ExportImport} {Export} {Ascii} {Delimited}, and enter
  35.           the name of the table that contains the information you
  36.           want to use for your labels.  Give this new file a name
  37.           and exit Paradox.
  38.  
  39.           Technique #2:  Using a query form, create an Answer table
  40.           that has its fields in the same order as you want them to
  41.           appear in the labels.  There should be no extra fields,
  42.           only the ones you want to use.  When your answer table
  43.           appears on the screen, push {F10} to call up the menu
  44.           system.  Pick {Tools} {ExportImport} {Export} {Ascii}
  45.           {Delimited}, and enter Answer.  Give this new file a name
  46.           (no need to call it Answer) and exit Paradox.
  47.  
  48.   Within WordPerfect
  49.  
  50.   For either technique, start WordPerfect and enter the Setup menu
  51.   {Shift-F1}.  Press {4}-Initial Settings, {1}-Merge.  Next, press
  52.   {1}-Field Delimiters and enter {"} for Begin and {",} for End.
  53.   Press {2}-Record Delimiters, {down arrow} and {"Ctrl-M} {down
  54.   arrow} for end; do not forget the quote ".  Record Delimiters
  55.   Begin should be blank and Record Delimiters End should read
  56.   {"[CR]}.  The [CR] stands for carriage return; the down arrows
  57.   were to move off the entry field.  Exit {F7}, to return to the
  58.   main editing screen.
  59.  
  60.  
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  73.  
  74.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  663
  75.   VERSION  :  3.X
  76.        OS  :  PC DOS
  77.      DATE  :  August 26, 1991                          PAGE  :  2/2
  78.  
  79.     TITLE  :  Mailmerge with Paradox and Wordperfect 5.1
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.   If you have not already created your label definition,
  85.   WordPerfect makes it simple for you with a macro they provide
  86.   which can be installed with the keyboard and macro files,
  87.   "labels.wpm".  If you are using ``Avery'' labels, press {Alt-
  88.   F10}-Macro and type in {labels}.  Pick the letter corresponding
  89.   to the labels you are using.  Don't select this as your current
  90.   paper definition yet.  Format {3}-Document {2}-Initial Codes then
  91.   {Shift-F8}-Format again, {2}-Page {7}-Paper Size/Type and
  92.   highlight and select the label definition that matches the labels
  93.   you want to use, then return to the main editing screen by
  94.   pressing {F7}-Exit three times.  Place the merge codes by
  95.   pressing {Shift-F9}-Merge Codes {1}-Field and {X} where "X" is
  96.   the number of the field.
  97.  
  98.   Once the code has been placed you can go directly into the code
  99.   from the editing screen and change the field number, which you
  100.   may need to do if you have used technique #1.  You can use commas
  101.   and spaces as needed with your merge codes.  Save your primary
  102.   merge file.
  103.  
  104.   To perform the merge, press {Ctrl-F9}-Merge/Sort, {1}-Merge, and
  105.   name your primary file.  When WordPerfect prompts you for the
  106.   secondary file, the very next key you need to press is {Ctrl-
  107.   F5}-Text In/Out, and type in the name of the Ascii delimited file
  108.   you created with Paradox.
  109.  
  110.   Once you have configured Paradox and WordPerfect this will not
  111.   need to be done again.  If you use Technique #2 you will probably
  112.   NOT have to change your WordPerfect primary merge file.  From
  113.   here on in there is very little you need to do to create easy,
  114.   flawless labels.
  115.  
  116.   * Keep in mind the Mail Merge feature of WordPerfect is a very
  117.   useful tool in other areas as well.  With Paradox you can
  118.   take the chore out of setting up a secondary merge file.
  119.  
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